‘Leer je verplaatsen in de positie van een directeur’

De administratief medewerkers en adviseurs van de Diensteenheid Personele en Administratieve Ondersteuning (DPAO) moeten veel meer naar de academies en diensten toe, zodat ze de wereld achter de cijfertjes leren kennen. Dat vindt de nieuwe directeur Ton Christophersen.

In vier ‘zeepkistsessies’ schetste de nieuwe directeur DPAO fs (financiën en studentenadministratie) de afgelopen weken, samen met de manager studentenadministratie Thom van den Brule, zijn toekomstvisie aan de medewerkers. Gisteren was de laatste sessie, voor de financieel administrateurs.

Christophersen vindt dat zijn dienst vraaggericht en pro-actief moet gaan werken. ‘Leer je verplaatsen in de positie van iemand als Paul Appel’, zei de directeur. Directeur Paul Appel van de Diensteenheid Marketing, Communicatie en Studentzaken wil bijvoorbeeld graag van DPAO – die alle studentengegevens registreert – weten hoeveel studenten van welke scholen komen, zodat gerichter campagnes kunnen worden gevoerd. ‘Die vraag moeten wij kunnen beantwoorden.’

DPAO heeft een aantal roerige jaren achter de rug. De reorganisatie, waardoor ondersteunende diensten uit de academies werden gehaald en in centrale eenheden werden ondergebracht, zorgde voor chaos en onvrede. Mensen van verschillende academies, met verschillende systemen en werkwijzen kwamen bij elkaar in één dienst te werken.

Volgens Christophersen is het niet alleen ‘kommer en kwel’ bij de dienst. ‘Er staat een fundament van waaruit we verder kunnen bouwen.’ De nieuwe directeur wil de dienst de komende jaren professionaliseren. ‘Doorontwikkelen’, noemt hij het.

Onder meer de registratie van studentengegevens wijzigt. Volgend schooljaar krijgt Avans een centraal studievolgsysteem, dat docenten zelf kunnen invullen. Landelijk wordt binnen enkele jaren Studielink ingevoerd, waarin studenten zelf hun gegevens invoeren. ‘De taak van onze medewerkers zal steeds meer veranderen van registreren in regisseren’, zegt Christophersen. Dit betekent dat zij heropgeleid moeten worden en mogelijk ook dat ze herplaatst worden.

Ook voor de financiële afdeling zijn plannen om informatie steeds meer de digitaliseren, bijvoorbeeld de facturering. Hij wil bovendien dat de adviseurs hun contactpersonen in de academies opzoeken. ‘Waarom mochten we dan niet in Tilburg blijven? Dichterbij dan we toen zaten, kon niet’, merkte een medewerker die eerst voor een academie in Tilburg werkte op. Christophersen: ‘Ik heb nog geen uitgesproken mening over centralisatie of decentralisatie. Het heeft voor- en nadelen. Het is ook moeilijk om aan een kleine groep mensen versnipperd over verschillende locaties werken, sturing te geven. We moeten het daar samen over hebben.’

Als het aan de directeur ligt, gaat de dienst meteen verbeteren wat beter kan, zonder lange notities of onderzoeken. De informatievoorziening op intranet moet bijvoorbeeld snel klantvriendelijker worden. Verder wil hij een verandergroep en werkgroepen oprichten die direct of op langere termijn kleine en grote zaken aanpakken.

Ton Christophersen is sinds 1 april directeur DPAO voor financiën en studentenadministratie. De P&O-tak van deze dienst heeft Rob Mooten als interim-directeur.
De nieuwe directeur begon zijn carrière als majoor bij de Koninklijke Militaire Academie (KMA) in Breda. Hij werkte ook voor Ernst & Young. Voordat hij bij Avans kwam werken, was hij hoofd financiën bij de gemeente Bergen op Zoom.
Hij is ook nog een oude bekende van Avans. In de jaren negentig gaf hij les aan de deeltijdopleiding van de HEAO Breda.[PM]

Zonder zeepkist, maar wel met een powerpointpresentatie, hield de directeur zijn verhaal.