De Raad van Bestuur en alle academies maken sinds kort ‘risicoprofielen’. Wat kan er allemaal fout gaan? Een academie benoemde bijvoorbeeld het falende registratiesysteem Osiris als risico voor de studententevredenheid. In het risicoprofiel dat de Raad van Bestuur maakte, staat onder meer dat er een ‘compliancerisico’ is bij Avans: handelen alle onderdelen van de school wel volgens de bestaande wet- en regelgeving? Niet zo gek dat de Raad van Bestuur hier bang voor is, met de Schutte-affaire nog vers in het geheugen. De school moest miljoenen onterecht gekregen overheidsbekostiging terugbetalen.
Het gaat nog om ‘light-versies’, aldus projectleider Jacques Ligtvoet en concerncontroller Henry Vossen. Een vingeroefening. Maar in 2009 moet ieder bedrijfsonderdeel een serieus risicoprofiel opstellen.
Risicomanagement houdt in dat een bedrijf de risico’s die het loopt, benoemt. Vervolgens wordt bekeken hoe groot ze zijn en de vraag gesteld of het nodig is om er iets aan te doen. Een bedrijf kan het risico accepteren, omdat de kans dat het fout gaat bijvoorbeeld klein is of de schade mee zal vallen. Men kan zich ertegen verzekeren. Er kunnen ook maatregelen worden genomen om het veronderstelde gevaar te keren. Elk risico moet worden ‘geadopteerd’ door iemand uit de organisatie. ‘Het moet een bedrijfscultuur worden om bij ieder plan dat wordt ingediend, meteen een risicoprofiel toe te voegen’, zegt Vossen.
Op de werkvloer moet er nog heel wat veranderen, voordat het zover is, beseffen Ligtvoet en Vossen. Een manager of projectleider moet zich kwetsbaar durven opstellen. ‘Daarvoor moet er een open en veilige sfeer zijn’, zegt Ligtvoet. Een plan inleveren en meteen de zwakke kanten ervan benoemen, vergt moed. Wat als je leidinggevende je ideeën meteen afschiet? Het hoort volgens Vossen bij het professioneler worden van een organisatie om risico’s te durven benoemen.
Ligtvoet benadrukt dat zorgen om onverwachte tegenvallers er altijd zijn geweest. ‘In de wandelgangen werd daar altijd al over gesproken. Maar door ze te expliciteren en op papier te zetten, neem je de emotie eraf. Dat scheelt een hoop stress. Problemen worden op een zakelijke wijze benaderd en hoeven niet ad hoc te worden opgelost op het moment dat je ze tegenkomt.’
Het risicomanagement mag geen papieren tijger worden, zeggen Ligtvoet en Vossen. ‘Bureaucratie is een gevaar. Daarom willen we dat de risicoprofielen van onderaf worden opgesteld. Academies en diensten moeten daar via zelfassessment toe komen. Het is voor de organisatieonderdelen een uitgelezen kans om één keer per jaar op die manier naar zichzelf te kijken. Maar het is niet de bedoeling dat er grote, dikke rapporten over worden geschreven waar niks mee gedaan wordt.’
Ligtvoet deed zelf mee aan een zelfassessment bij de Academie voor Gezondheidszorg over het wel of niet invoeren van een numerus fixus bij Fysiotherapie. ‘Het is echt een openbaring. Je merkt dat wat de één een risico vindt, de ander helemaal niet zo ziet. Als je iets niet belangrijk vindt, doe je er ook niks aan.’ Vossen zegt dat het daarom juist bij de processen waar meerdere partijen bij betrokken zijn, interessant is om problemen te benoemen, zodat duidelijk is waar prioriteiten liggen.
Avans wil innovatiever en ondernemender worden, staat in het Meerjarenbeleidsplan 2006-2010. Ook daar is risicomanagement volgens Vossen een onmisbaar instrument voor. ‘Om te ondernemen moet je risico’s durven nemen. Nu heerst er nog een beheerscultuur bij Avans. Maar als je wilt innoveren, moet je de ruimte zoeken en plannen niet meteen afkappen. Risico’s kunnen ook kansen zijn.’ Ligtvoet: ‘Als je als opleiding niet durft te groeien omdat er te weinig stageplekken zijn, kun je ook gaan proberen een andere vorm van stage te vinden. Zoals gebeurd is bij Fysiotherapie, waar samenwerking wordt gezocht met arbodiensten. Als je alleen de beren op de weg ziet, gebeurt er niks.’
Via Professionaliseren@avans.nl worden vanaf eind dit jaar trainingen voor het houden van een zelfassessment aangeboden. Er wordt ook een Avansbrede minor over risicomanagement opgezet voor studenten. [PM]
Punt. Of had jij nog wat?