Terug naar overzicht

Facturen en accreditaties: alles digitaal

Digitalisering van de werkprocessen heeft grote gevolgen voor de werkvloer. Heel veel handelingen kunnen achterwege blijven.

Een digitaal verwerkte factuur hoeft bijvoorbeeld niet meer verstuurd te worden via de interne post en gaat niet meer door allerlei handen voordat hij bij de financiële afdeling wordt ingeboekt. Medewerkers van de postkamer hoeven niet meer met hun karretjes door de school om de brieven in postvakjes te stoppen. Ze scannen de post in en die wordt dan via de computer verstuurd.

Eenvoudige stap

De digitaliseringsslag bij Avans begint met de facturering.  Dat is volgens Ton Christophersen een relatief eenvoudige stap, omdat dit geen gecompliceerd proces is. Het levert volgens Christophersen wel veel voordelen op.

Hij somt op: ‘De afhandeling vindt plaats achter de pc. Alles komt hier binnen en wordt ingescand. Er raken zo geen facturen meer zoek. Je hoeft geen schaduwboekhouding meer te maken. Iedereen kan zien op welke plek in de procedure de factuur zich bevindt. Je kunt makkelijker ordenen en zo bijvoorbeeld subsidietrajecten beter in beeld krijgen.’

Hierna wil Avans – eind 2009, begin 2010 – de bestelprocedure digitaliseren. Vervolgens staat de postbezorging op de planning. Er is ook al een plan gemaakt om het besluitvormingsproces op de nieuwe manier te verwerken. Op termijn zijn ook de personeels- en studentendossiers aan de beurt.

Scheidslijnen dunner

Als bijkomend voordeel noemt Christophersen dat de scheidslijnen tussen academies en diensteenheden dunner worden door de digitalisering, omdat er meer moet worden samengewerkt. Maar deze ontwikkeling zal uiteindelijk ook leiden tot ‘een reductie van mensen.’ En er komen meer informatiespecialisten in dienst, die structuren bedenken voor een logische digitalisering.

De school heeft voor deze vernieuwing het documentmanagemensysteem Corsa aangeschaft.  ‘Maar de techniek is slechts een kwart van het verhaal. Er zal vooral een organisatieverandering moeten plaatsvinden om het te laten werken’, zegt Christophersen.

Bureaucratisering

Voor bureaucratisering is Christophersen niet bang. ‘De afdelingen richten hun processen zelf in en als ze slim zijn passen ze digitalisering toe waar het er toe doet. Bij alles wat je doet, moet je je afvragen of het nodig is. Door digitalisering kun je slimmer en efficiënter met werkprocessen omgaan.’

Christophersen gaat nu samen met Ad Vogels van de Diensteenheid ICT en Facilitaire Zaken een plan schrijven voor de stapsgewijze invoering van de digitalisering. Ze hebben onder meer andere hogescholen en gemeenten bezocht die al zo werken. ‘We weten van andere hogescholen dat het niet meevalt het accreditatieproces te digitaliseren. Dat hebben we daarom naar achteren geschoven.’

Stringenter regelgeving

Het is volgens de directeur onvermijdelijk dat deze slag moet worden gemaakt. ‘De eisen zijn door strengere regel- en wetgeving steeds stringenter geworden. Als een student een brief met een klacht stuurt, moeten wij die bijvoorbeeld binnen zes weken beantwoorden. Als de postverwerking gedigitaliseerd is, weet je precies waar zo’n brief zich bevindt.’ [PM]

Meer lezen?