De Avans School of International Studies (ASIS) in Breda is één van de academies waar werkdruk is aangepakt op eigen initiatief. Academiedirecteur Nies Rijnders schakelde arbeidsadviesbureau Impulsus in. Tussen januari en mei werden zestien medewerkers vrijwillig onderworpen aan het zogenaamde CiEP: Coaching in Efficiency Program, een methodiek die Impulsus al vele jaren hanteert.
Werkwijze
De individuele werknemer, de mens, staat centraal bij CiEP. Wat zijn de persoonlijke pijn- en groeipunten? ‘Het gaat niet om goed of fout werkgedrag’, legt Impulsus-coach Tineke Gijsbers uit. ‘Het gaat erom het werkproces onder de loep te nemen. Wij reiken werknemers alleen maar een methodiek aan, instrumenten om efficiënter te werken.’
CiEP is erg gericht op bewuster keuzes maken. Wat is mijn werk en wat niet, wat is werk van een ander? Wat hoort wel en niet bij mijn taken? Impulsus komt vier keer één dag langs, verspreid over vier tot zes maanden. Op dag drie heeft iedere deelnemers een persoonlijk gesprek van één uur met zijn of haar coach. Persoonlijke aandacht is erg belangrijk.
Tussendoor moeten de deelnemers zelf met CiEP aan de slag. De aangereikte tips en trucs worden dagelijks in de praktijk gebracht, ook als de coaches er niet bij zijn. Gijsbers: ‘Werknemers ontdekken dan meteen: het werkt, ik hou tijd over. CiEP’en betekent ook dat werknemers elkaar onderling kunnen aanspreken en aanmoedigen op werkgedrag en gewoontes. Je doet het echt samen.’
Resultaten
De resultaten zijn indrukwekkend. Van de zestien deelnemende ASIS-medewerkers geven er vijftien in de evaluatie aan dat zij sinds CiEP een tijdwinst ervaren. Gemiddeld is die 4,8 uur per persoon per week, een halve werkdag dus. De werkdruk is volgens alle zestien deelnemers nu beter te hanteren.
67% geeft aan het bureau beter of veel beter schoon te houden sinds CiEP. Kerntaken worden beter gedaan en de balans tussen thuis en werk is beter. De ASIS-medewerkers zijn vooral enthousiast over het NU-principe: doe het NU, plan het NU, zeg het NU. 69% van de ASIS-deelnemers geeft aan sinds CiEP met meer plezier en voldoening te werken. Gijsbers: ‘Opvallend was ook dat veel medewerkers bij lange niet het maximale halen uit Groupwise of Office-programma’s als Excel. Veel mogelijkheden om efficiënter te werken worden zo niet benut.’
Het is nu aan ASIS zelf om de vernieuwde werkmethode levendig te houden. Op verzoek kunnen de coaches na een ‘x’ aantal maanden terugkomen, ook een onderdeel van CiEP. Impulsus is ondertussen ook al bij andere afdelingen binnen Avans actief. Gijsbers: ‘Hoewel de ervaring bij ASIS niet direct een garantie is voor succes. Wat bij de ene academie werkt, hoeft bij een andere niet per se ook goed te werken. CiEP past niet bij iedereen.’ [LJ]
Lees meer over de nieuwe meting werkdruk op pagina 4 van Punt13 , nu in de bakken!
Punt. Of had jij nog wat?