Terug naar overzicht

Hoe een tentamen kwijt kan raken en wat er dan gebeurt

Illustratie: Elmarye Aaij
Illustratie: Elmarye Aaij

Oeps! De Academie voor Bouw en Infra raakte halverwege mei twee tentamens kwijt. Dat bleek uit een mailtje dat per abuis in de mailbox van ondergetekende terechtkwam. Maar hoe kan het dat een tentamen zoekraakt en wat gebeurt er dan?

Eerst een korte samenvatting van wat zich afspeelde bij de Academie voor Bouw en Infra (AB&I). Tijdens de meivakantie werden extra tentamens afgenomen. Een envelop die twee tentamens bevatte, raakte zoek. Daar kwam de academie achter toen de docent die de tentamens moest nakijken, de papieren kwam halen. De envelop bleek niet meer in de kast te liggen.

Op het moment dat ontdekt werd dat de tentamens onvindbaar waren, zaten academiedirecteuren Paul van Miert en Anita van Pol in een overleg. “De medewerker bedrijfsvoering heeft toen direct rondgemaild en uiteindelijk alle betrokken docenten gebeld met het verzoek te checken of de envelop bij een van hen lag.” Dat de tentamens niet ‘stiekem’ waren meegenomen of niet waren ingeleverd, bleek uit de administratie. “Daar hadden we bewijs van, omdat uit onze papieren bleek dat er was getekend voor ontvangst”, lichten de academiedirecteuren toe. Geen reden tot paniek dus. “Als er wat anders was gebleken uit onze administratie, was het wel even spannend geworden.”

Procesverbetering
Toch zat de schrik er bij het academiebureau wel een beetje in toen er twee tentamens zoek bleken. In de twintig jaar dat Annet van den Hout bij het academiebureau werkt, heeft ze dat nog nooit meegemaakt. Het is volgens haar een geordend proces. “De surveillant verzamelt alle tentamens nadat ze zijn gemaakt en brengt ze dan naar het academiebureau. Daar liggen ze in een gesloten kast, tot de docent die de tentamens moet nakijken ze komt ophalen.”

De enige stap waarbij niet getekend wordt, is als de docent de tentamens ophaalt bij het academiebureau. Laat het nou net op dát punt mis zijn gegaan bij AB&I. “Dat geeft stof tot nadenken, waarbij we zelfs over moeten gaan tot actie”, zegt Judith de Kruijf, coördinator Bedrijfsvoering bij AB&I. “Om het proces helemaal te waarborgen, is het goed om de docent op dat punt ook te laten tekenen. Zo weten we ook precies waar de tentamens zijn, mochten ze kwijtraken.” In dat geval had de medewerker bedrijfsvoering niet random iedereen hoeven bellen of mailen.

Digitaal toetsen de oplossing?
Naast fysieke toetsen maken studenten ook geregeld, en tijdens de coronapandemie alleen maar, digitale toetsen. Door digitale archivering kunnen die toetsen en de resultaten niet kwijtraken. “Dat is een van de vele voordelen van digitaal toetsen ten opzichte van de schriftelijke wijze”, zegt productowner Digitaal Toetsen Karin van Laarhoven. “Een afgerond toetsresultaat blijft in RemindoToets bewaard. Na drie jaar worden de resultaten geanonimiseerd en na zeven jaar verwijderd.”

Is digitale toetsing een oplossing om tentamens niet kwijt te raken? De academiedirecteuren van AB&I zien dat wel zitten, maar wel met een kleine kanttekening. “Kwaliteit van onderwijs staat altijd bovenaan, dus ook in het geval van toetsing. Als het voor een bepaald vak goed werkt om digitaal te toetsen, ben ik daar voorstander van”, zegt Van Miert. “Een docent kan rechtstreeks nakijken, dat is handig. Maar of digitaal toetsen handig is bij vakken als wiskunde en natuurkunde, betwijfel ik. Omdat studenten voor die vakken allerlei berekeningen moeten doen. Dus, digitaal toetsen: ja, maar niet als het afbreuk doet aan de kwaliteit van toetsing.”

Van digitaal tentamen ontbrak ieder spoor
Ondanks dat het niet zou moeten kunnen dat een digitaal tentamen kwijtraakt, overkwam het laatstejaarsstudent Verpleegkunde Judith Pietjouw dat haar digitale tentamen kwijtraakte. Ze ervaarde paniek toen ze erachter kwam dat het cijfer van haar tentamen Engels ontbrak in Osiris. Van de toets die ze in januari 2020 digitaal maakte, nam ze een foto ter bevestiging van inlevering. Toch ontbreekt van het cijfer tot nu toe ieder spoor. Tijdens een gesprek met haar studieloopbaanbegeleider kwam ze daar, tweeënhalf jaar later, achter. De student geeft toe dat dat best laat is. “Mijn SLB’er wees me erop.” Een vermoeden van wat er mis is gegaan bij de hogeschool, heeft de Bossche student wel. “Avans ging over van Blackboard (elektronische leeromgeving), naar Brightspace. Ik denk dat er met de digitale archivering iets is misgegaan.”

“Het kan toch niet dat ik het tentamen opnieuw moet maken omdat Avans het kwijtraakt?” De student zocht daarom contact met de examencommissie van de Academie voor Gezondheidszorg (AGZ), “want hoeveel bewijs moet ik nog meer aanleveren?”, vraagt Judith zich af. Mocht het zo zijn dat Judith het tentamen moet overdoen, dan betekent het dat ze voor nu nog niet voldoet aan de afstudeerdrempel. Ze mag dan naar eigen zeggen wel haar stage afronden, maar haar praktisch onderzoek moet zij stopzetten. “Dat zou betekenen dat ik een half jaar studievertraging oploop en niet in februari afstudeer, maar pas in juli 2023.”

Goed nieuws
Goed nieuws voor student Judith. Het verzoekschrift dat ze indiende bij de examencommissie van de Academie voor Gezondheidszorg is gehonoreerd. ­­Opdracht van het tentamen was het schrijven van een Engelse samenvatting van een reflectieve case study die ze meemaakte tijdens haar stage. “Doordat ik screenshots maakte van de samenvatting, hoef ik het tentamen niet opnieuw te maken, maar mag ik hetzelfde bestand nogmaals inleveren ter beoordeling. Daar ben ik heel blij mee”, aldus Judith.

Reactie examencommissie AGZ
“Er dreigde misschien van alles, maar uiteindelijk is dit – zoals we in dit soort situaties altijd doen – in het voordeel van de student afgehandeld”, zegt Henk de Haas, voorzitter van de examencommissie van de Academie voor Gezondheidszorg. “Er was kennelijk iets ‘digitaal kwijt’ en in het kader van studeerbaarheid heeft Judith ‘gewoon’ een extra gelegenheid ontvangen. Wel was het onderhevige stuk uiteraard een stuk gemakkelijker te traceren geweest wanneer Judith wat vaker op haar cijferlijst in Osiris had gekeken. Dan was ze er na enkele weken al achter gekomen (en niet na 2,5 jaar) dat er iets niet goed was gegaan.”

Het is volgens Ellen van Fulpen van Team OERexamensupport bij hen niet bekend of er cijfers zijn over het aantal tentamens dat zoekraakt binnen Avans. Examencommissies zijn volgens dit team verantwoordelijk voor de borging van de kwaliteit van toetsing en examens. Als er iets niet goed gaat tijdens een toets of de afwikkeling daarvan, wordt dat wel gemeld bij de examencommissie. Ook volgens Karin van Laarhoven worden deze cijfers niet centraal verzameld.

De AB&I-studenten van wiens tentamen kwijtraakten, hebben er niets van gemaakt. Want waar de verloren stukken uiteindelijk waren? Een docent nam een envelop te veel mee naar huis.

Wat vind jij ervan?

Reageer

Punt. Of had jij nog wat?

Meer lezen?