Avans heeft er sinds februari met Diensteenheid Informatievoorziening & Technologie (DI&T) een nieuwe dienst bij. DI&T, dat zich bezighoudt met het ontwikkelen en verbeteren van de digitale processen binnen de hogeschool, is de opvolger van de tijdelijke projectorganisatie Informatievoorziening Avans (IVA).
Avans riep IVA in 2021 in het leven om digitale processen van de hogeschool te maken en verbeteren, zoals Avans One en AvansEduPlatform. Avansmedewerkers uit vijf verschillende diensten werkten daarin samen. Het ging om een tijdelijke organisatie die nu is overgegaan in de vaste dienst DI&T. ‘’Digitalisering is geen tijdelijk project met kop en staart, maar iets dat gigantisch is gegroeid. Dat was de aanleiding om het permanent te organiseren’’, vertelt directeur Thijs Willems.
Waarom was het opzetten van een nieuwe diensteenheid nodig?
‘’We moeten niet onderschatten hoe belangrijk digitalisering is. Dat zit in al onze processen. We monitoren continu nieuwe technologieën en evalueren en piloten of deze bruikbaar zijn voor onze processen en toepassingen. In de toekomst. Het is belangrijk dat je dat goed organiseert binnen de breedte van Avans.
Met deze nieuwe dienst boeken we aan de achterkant concrete winst. Als je met vijf diensten samen iets aanstuurt, zoals tot februari gebeurde, moet je veel meer overleggen met elkaar. Ook is één dienst voor de administratie makkelijker. Het helpt om bijvoorbeeld bestuurbaarheid, processen en medezeggenschap goed te regelen. DI&T dringt de complexiteit terug en helpt ons projecten goed aan te sturen. Organisatorisch is het niet zo’n spannende verandering, maar het is wel een randvoorwaarde om je te kunnen focussen op dat wat belangrijk is.’’
Wat is het verschil tussen IVA en DI&T, behalve dat de dienst blijvend is?
‘’De aansturing van de organisatie verandert, medewerkers hebben een andere leidinggevende. We hebben nu een eigen directie. Bij IVA zat wel een regiegroep die de boel aanstuurde, maar dat werkte behoorlijk complex. Dat kwam doordat die mensen in verschillende diensten zaten, met verschillende petten op. De een hield zich bezig met de aansturing van mensen, de ander weer met prioriteren. Die complexiteit wilden we weghalen. Maar de medewerkers blijven wel hun functies en rollen behouden.’’
Wat gaat DI&T doen?
‘’Dat is tweeledig. Zo werken we aan het bouwen van systemen die studenten helpen hun vrije keuzemodules goed te kunnen kiezen, in het kader van de flexibilisering van het onderwijs op Avans. We zijn ook bezig met het ontwikkelen van systemen die zich richten op onderzoek, daar willen we de basis voor op orde krijgen.
Daarnaast zijn we bezig met het doorvoeren van verbeteringen. We zorgen niet alleen voor het maken van de juiste voorzieningen, maar ook dat ze goed worden toegepast. Dat willen we doen met het aantrekken van informatiemanagers, die in academies gaan kijken hoe de systemen worden gebruikt. Een veelgehoorde wens was namelijk dat er meer samenwerking moest komen tussen gebruikers van systemen en degenen die ze beheren.’’
Hoe wordt bepaald welke systeem applicatie wordt gemaakt of bijgewerkt?
‘’Stel: het verzoek komt bij ons binnen om generatieve AI in te zetten voor het efficiënter maken van een bedrijfsproces. Om te kunnen bepalen welke prioriteit dat verzoek krijgt in vergelijking met andere verzoeken, hebben we een model ontwikkeld. Dat model bestaat uit verschillende variabelen, zoals een business case. Daarin staat wat het kost om een systeem of applicatie te maken en laten draaien. Ook kijken we daarin naar de risico’s. Het model, dat in samenwerking met academies, diensten en Centres of Expertise is ontwikkeld, gaat ons helpen om op een consistente manier te kunnen zeggen wat we waardevol vinden.
Het model is niet in een keer perfect, meer het achterliggende idee is dat je appels met appels kunt vergelijken. Elke Avans-euro kun je maar één keer uitgeven, en er zijn honderdduizend dingen die we waardevol vinden. Maar dit is een manier om te kunnen bepalen wat de voorkeur krijgt.’’
Wat merken studenten van deze verandering?
‘’In eerste instantie niet zoveel, het is primair een organisatorische verandering. Op de lange termijn wel. Informatievoorziening wordt steeds belangrijker, veel processen worden gedigitaliseerd. DI&T moet leiden tot betere systemen en apps voor studenten, zoals Avans One of MyX. Maar ook bijvoorbeeld op het gebied van wifi.’’
Punt. Of had jij nog wat?