Avans maakt keuze in basis- en plusdienstverlening; geen extra budget voor diensteenheden

Het onderzoek naar de basis- en plusdienstverlening van de zes ondersteunende diensteenheden van Avans is afgerond. De overgrote meerderheid van de huidige dienstverlening valt onder de basisdienstverlening. Een aantal taken verschuift tussen de diensten en sommige afdelingen krijgen meer duidelijkheid over wat ze wel en niet moeten doen.

Om meer zicht te krijgen op wat de diensten van Avans eigenlijk allemaal doen en in hoeverre de academies van deze diensten gebruikmaken, zijn er veel gesprekken gevoerd tussen diensteenheden en academies. Centraal stond welke werkzaamheden van de diensten need to have, nice to have en not to have zijn. “Voor elke organisatie is het goed om periodiek de vraag te stellen: welke ondersteuning draagt bij aan de kwaliteit van het onderwijs en wat vinden we dat dat waard is”, zegt Diederik Zijderveld, vice-voorzitter van het College van Bestuur (CvB) van Avans.

In de praktijk
De meerderheid van de huidige werkzaamheden van de diensten is need to have, zo blijkt uit het onderzoek. Een voorbeeld is de open dag die wordt georganiseerd door de Diensteenheid Marketing, Communicatie en Studentenzaken. Het CvB heeft besloten om die ‘need to have’ dienstverlening te benoemen als basisdienstverlening, waarvoor geldt dat de academies die dienstverlening moeten betrekken van de diensteenheden. Academies mogen dus geen extern bureau inhuren om de open dag voor hun opleiding te organiseren. De diensteenheden financieren de need to have dienstverlening uit hun eigen budget. Academies betalen er dus niet voor.

Anders is dat voor de plusdienstverlening. Dat zijn werkzaamheden die diensten vanuit hun expertise en tegen kostprijs aan academies kunnen leveren. “Maar het staat de academies vrij om daar ook externe partijen voor te vragen”, zegt Zijderveld. Op iAvans komt een overzicht te staan met de basisdienstverlening van de zes diensteenheden.

Diensteenheden mogen een voorstel doen om hun basisdienstverlening uit te breiden als ze dat noodzakelijk vinden. “Maar slechts na advies in te winnen bij de academies. Daarna kunnen ze een voorstel opnemen in hun jaarlijkse bussinessplan.”

Veranderingen binnen de diensten
Het onderzoek naar de dienstverlening leidt tot een aantal veranderingen binnen Avans:
De Diensteenheid Financieën en Studentenadministratie moet projectmanagementondersteuning als basisdienstverlening in het pakket opnemen en de werkzaamheden sterker betrekken bij subsidie-advies.
De focus van het International Office, een onderdeel van de Diensteenheid Marketing, Communicatie en Studentzaken, ligt op de noodzakelijke dienstverlening aan buitenlandse studenten die naar Avans komen. Daarnaast ondersteunt ze de uitwisseling van studenten tussen de buitenlandse partners van Avans en draagt ze verantwoordelijkheid voor de beursprogramma’s zoals Erasmus. De werving van studenten in het buitenland valt voortaan onder de plusdienstverlening. Academies kunnen hiervoor dus ook externe partners inschakelen.
Avans Flow verhuist van Dienst Marketing Communicatie en Studentzaken naar het Avans Ondernemerscentrum, waar ook andere extracurriculaire activiteiten zoals Chance, Ucademy en Green Office worden ondergebracht onder de algemene noemer van Avans Extra.
De ontwikkeling en het beheer van innovatieve lesruimtes gaat als verantwoordelijkheid van het Leer- en Innovatiecentrum naar de Diensteenheid ICT en Facilitaire diensten.

Geen extra budget
“De budgeteringsystematiek blijft zoals we die de afgelopen jaren hebben gehanteerd”, geeft Zijderveld aan. Elke dienst ontvangt het budget van het jaar daarvoor plus een compensatie voor de gestegen lonen en prijzen.” Het budget van de diensten is sinds 2017 niet hoger geworden ondanks dat het aantal studenten is gestegen. “De ambitie van Avans is om zoveel mogelijk van ons geld rechtstreeks aan het onderwijs te besteden. Het College van Bestuur geeft als principe geen onmogelijke opdrachten. Als een directie een diensteenheid stelt dat iets niet mogelijk is binnen het toegekende budget, dan voeren we daarover een gesprek. Dat geldt ook voor nieuwe initiatieven.”

Met de afronding van het traject over de dienstverlening is voorlopig ook de discussie beëindigd over het geld dat Avans besteedt aan diensten. “Voor iedereen is nu duidelijk welke dienstverlening er wordt geleverd en waarom dat gebeurt. Ik vind het enorm moedig van de diensteenheden en een groot compliment waard dat ze zo constructief aan dit traject hebben meegewerkt. Er had ook uit kunnen komen dat een groter deel van de dienstverlening niet als ‘need to have’ was betiteld. Dat zou een enorme impact hebben gehad op de medewerkers. Verder verwacht ik dat de gemaakte keuzes leiden tot een verscherping van het profiel van de diensteenheden.”