Deze maatregel moet mailbommen in de toekomst voorkomen

Mailboxen van Avansstudenten werden afgelopen weekend overspoeld door honderden mails. Dat zorgde niet alleen voor veel ergernis, ook konden studenten en medewerkers daardoor intern geen mailberichten meer versturen. Om een mailbom in de toekomst te voorkomen, kunnen studenten nog maar vijftig mensen tegelijk mailen.

De mailbom van zaterdagochtend werd veroorzaakt door een student die een bericht stuurde naar duizenden studenten, waarna veel van die studenten reageerden via ‘reply all’.

De maatregel die de Diensteenheid ICT en Facilitaire dienst (DIF) twee jaar geleden invoerde om een mailbom te voorkomen, bleek dus niet 100 procent waterdicht te zijn. “Om mailgroepen te kunnen mailen, moeten studenten eerst toestemming krijgen vanuit hun academie”, laat DIF weten. “Waarom de mail van de betreffende student afgelopen weekend niet werd tegengehouden, is nog onduidelijk. We hebben Microsoft gevraagd onderzoek te doen naar de oorzaak.”

Lees ook: Avansmailboxen stromen over met honderden mails

Maximaal 50 ontvangers
Naar aanleiding van de laatste mailbom kiest DIF ervoor om het aantal te mailen adressen te beperken tot vijftig. “Het is pas sinds enkele weken mogelijk om binnen Office 365 een limiet in te stellen die alleen voor studenten geldt. Voorheen konden we daarin geen onderscheid maken tussen studenten en medewerkers.”

Medewerkers 
Voor medewerkers geldt geen beperking voor het aantal te gebruiken mailadressen. Zij zetten vaker mailgroepen in en doen dat ook buiten hun eigen academie of dienst. Om het werkbaar te houden, kiest Avans ervoor om die drempel niet in te zetten bij medewerkers. 

Sancties
Volgens het Protocol voorzieningen en huisregels Avans Hogeschool staan er sancties op het veroorzaken van dit soort mailbommen. Te weten: waarschuwing, berisping, taakstraf, schorsing en/of beëindiging van de inschrijving.

DIF heeft contact gehad met het Juridisch Loket en de Academiedirecteur van AOMI. “De academiedirectie besluit in overleg met het Juridisch Loket over de sanctie. De academiedirectie heeft aangegeven hier werk van te maken.”

“Verder onderzoeken we met het Juridisch Loket of we stappen ondernemen tegen studenten die in een ‘reply-to-all’ ook onethisch hebben gehandeld.”

Tip: gebruik BCC
DIF heeft nog een tip om een sneeuwbal aan mails tegen te gaan: “Gebruik bij het versturen van e-mailberichten naar een grote groep mensen de optie ‘BCC’ in plaats van de optie ‘Aan’. Door gebruik van die optie kunnen andere personen niet reageren naar degenen die zijn gemaild.”