Avans waarschuwt medewerkers en studenten om de nieuwe AI-functies Copilot en Samenvatten in Outlook niet te gebruiken. De nieuwe functies brengen volgens functionaris gegevensbescherming Omar Ahmadzai te veel risico’s mee voor privacy- en informatiebeveiliging.
Het is voor iedereen die een Avans-account gebruikt of met Avans-gegevens werkt niet toegestaan om in Microsoft Outlook gebruik te maken van de nieuwe functies Copilot en Samenvatten. Deze knoppen maken gebruik van kunstmatige intelligentie (AI) om e-mails te schrijven of samen te vatten, maar hierbij kunnen ook persoonsgegevens of bedrijfsgevoelige informatie worden verwerkt.
Er zijn vanuit privacy- en securityoverwegingen veel zorgen over deze tools, zegt Omar Ahmadzai. “Copilot verwerkt gegevens uit mails en bijlagen via AI-modellen van Microsoft, zonder dat Avans hier voldoende transparantie en controle op heeft”, legt hij uit. “Dat levert risico’s op voor informatiebeveiliging, privacy en wetgeving. Gebruik je de functies, dan kan dat mogelijk leiden tot een datalek.”
Risico’s verkleinen
De risico’s die Copilot met zich meebrengen, blijken ook uit zogeheten Data Protection Impact Assessments. Dat zijn instrumenten waarmee Surf, de ict-organisatie binnen het hoger onderwijs, potentiële risico’s in kaart kan brengen. Hoewel Microsoft inmiddels stappen heeft genomen om de privacyrisico’s te verkleinen, zijn niet alle risico’s volledig weggenomen. “We volgen deze ontwikkelingen nauwlettend”, zegt Ahmadzai. “Maar zolang er nog onduidelijkheden bestaan over de gegevensverwerking, kunnen we het gebruik van deze functies niet toestaan.”
Niet centraal uit te schakelen
Microsoft heeft er volgens Ahmadzai een handje van om bij updates nieuwe functionaliteiten automatisch aan te zetten, zonder dat hogescholen daar zelf keuzes in kunnen maken. “De knoppen kunnen op dit moment niet centraal worden uitgeschakeld”, vertelt hij. “Dat heeft te maken met de manier waarop Microsoft deze functies aanbiedt. Als we ze zouden uitschakelen, dan zouden ook andere belangrijke functies in Outlook kunnen worden beïnvloed. Dat is geen werkbare oplossing. Daarom vragen we medewerkers en studenten om hier zelf zorgvuldig mee om te gaan.”
Bewust maken
Met het verbod wil de hogeschool studenten en medewerkers bewust maken van de risico’s die aan de functies verbonden zijn. Ook wordt gewerkt aan beleid waarin de regels worden vastgelegd.
Ahmadzai geeft aan dat de hogeschool in gesprek is met Microsoft om te kijken naar een oplossing. “Dat gebeurt binnenkort, maar tot die tijd is het dus niet toegestaan om de functies te gebruiken.”
Punt. Of had jij nog wat?